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内容証明

内容証明

内容証明郵便とは

内容証明郵便とは、「AからB宛の」「これこれの内容の手紙を」「何月何日に発送した」と、手紙の内容を郵便局が証明してくれるものです。何月何日に確かに相手に着いたという証拠を残すため、後述する配達証明も併せて利用するのが一般的です。

どんな場合に利用するか

主には、個人や団体が、権利義務の変更などに関する重要な通知(貸金請求の時効の中断、契約の解除・取消、債権譲渡など)をするときに、その通知内容を公的に証明してもらい、証拠として残しておくためにこの内容証明の制度を利用します。

内容証明の書き方と出し方

(1) 書き方のルール

横書きでも縦書きでも構いませんが、字数と行数は次のとおり定められています。文房具専門店などで内容証明専用の用紙を購入することができます。

  • 縦書きの場合  1行20字以内、1枚26行以内
  • 横書きの場合  1行20字以内、1枚26行以内

または1行26字以内、1枚20行以内

または1行13字以内、1枚40行以内

(2) 発送の方法

同じものを3通作成(1通作成したもののコピーでも可)し、差出人・受取人の住所・氏名を書いた封筒とともに郵便局に持っていきます。ただし、「集配郵便局」と呼ばれる大きな郵便局でしか扱われません。

(3) 費用

内容証明1通のうち1枚目は420円で、2枚目からは250円を加算します。封筒に貼る切手代(普通郵便料+書留料420円+配達証明料300円)が必要で、普通郵便料が80円の場合は、合計800円となります。

例えば、AからBへ、1通で2枚の内容証明郵便を出す場合、内容証明料670円+封筒に貼る切手代800円の合計1,470円が必要です。

(4) 保存期間

郵便局での内容証明郵便文書の保存期間は5年間です。

配達証明郵便とは

手紙の内容は証明せず、配達したことのみを証明してもらいたい場合は、配達証明郵便のみを利用する方法もあります。費用は、普通郵便料が80円の場合は合計800円です(普通郵便料80円+書留料420円+配達証明料300円)。内容証明郵便と異なり、どの郵便局でも受け付けてもらえます。

配達できたときには、いつ配達されたかを証明するハガキが差出人に送付されます。配達されてから1年間は再証明が可能です。再証明が必要な場合は最寄りの郵便局窓口で申請します。

電子内容証明郵便とは

2001年からインターネットを利用して内容証明郵便を出せるようになりました。料金は郵便局から差し出すより若干割高になりますが、文字数や行数の制限が緩和され、郵便局まで行かなくてもよく、便利になりました。これを利用するには、あらかじめ利用契約を結び、代金決済などについて定めるとともに、会員番号やパスワードを入手する必要があります。詳しくは郵便局へ問い合わせるか、「電子内容証明サービス」のホームページをご参照ください。

電子内容証明郵便は、郵便局(郵便事業株式会社)新東京支店で受け付け、新東京支店から発送されているようです(ホームページ参照)。電子情報を印刷したものを封筒に入れ書留郵便として相手方に配達され、差出人には謄本(写し)が送付されます。配達証明郵便も送信時に必要事項を入力しておけば利用可能で、後日、配達証明ハガキが送付されます。

内容証明郵便の実例

※本文中では「郵便局」と表記していますが、民営化後の正式名称は「郵便事業株式会社」です。

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